Zarządzanie procesami przedsiębiorstwa w XXI wieku urosło do rangi być albo nie być. Wiele firm nie jest w stanie podołać i odpowiednio zarządzać przedsiębiorstwem. Ogromna konkurencja i globalizacja tylko pogłębiają te zjawisko. Kluczowym elementem staje się właściwe zarządzanie poprzez dobór odpowiednich narzędzi. Z całą pewnością takimi rozwiązaniami są systemy do optymalizacji procesów w postaci systemów ERP. Nie dość, że posiadają one takie moduły, iż w całości mogą objąć wszystkie obszary działalności przedsiębiorstwa to jeszcze dają możliwość indywidualnej konfiguracji. Kastomizacja systemów jest bardzo popularna wśród firm o różnej charakterystyce pracy.
Implementacja ERP
Wdrożenie systemu ERP powinno zostać poprzedzone kompleksową analizą procedur i procesów obowiązujących w firmie. Każdy proces, który ma być wspierany przez system ERP powinien zostać rozrysowany funkcjonalnie – pozwoli to na poddanie go analizie logicznej i – jeśli będzie taka możliwość – uproszczeniu.
Na tym etapie wdrożenia Kierownik projektu zbiera dane dotyczące przebiegu procesów i ich akceptacji w celu porównania stopnia ich realizacji przez standardowe rozwiązania wdrażanego systemu ERP.
Wynikiem takiej analizy jest zestawienie różnic przebiegu realizacji procesów przedstawiane osobie decyzyjnej ze strony firmy. To do niej należy podjęcie decyzji we wszystkich poszczególnych przypadkach – czy firma dostosuje przebieg procesu do standardu oferowanego przez system ERP, czy też proces ma większe znaczenie dla firmy i to właśnie system ERP musi zostać dostosowany do jego pełnej obsługi w obecnym przebiegu.
Standardowy system ERP to szkielet powiązań funkcjonalnych i logicznych, obsługujących większość standardowych operacji występujących w firmach klientów. Im więcej wdrożeń systemu ERP, tym więcej specyficznych rozwiązań „szytych na miarę” dla konkretnego klienta. Tylko część z nich wchodzi do standardu z uwagi na fakt, iż niektóre są tak specyficzne dla danej firmy, że nie znajdują szerszego zastosowania.
Na czym może polegać dostosowanie systemu ERP do charakteru firmy?
- Wprowadzenie do przebiegu procesu dodatkowych węzłów akceptacji;
- Wprowadzenie do przebiegu procesu dodatkowych warunków niezbędnych do dalszej realizacji procesu (procesy niższego rzędu);
- Zmiany przebiegu procesu względem standardu oferowanego przez ERP;
- Wprowadzenie do procesów dodatkowych weryfikacji (sformalizowane procedury uzgodnień sald, analizy kont i zapisów, estymacja wartości oczekiwanych);
- Zmiany prezentowania raportów (standardowe dane, zmiany w formie raportu);
- Zmiany w zakresie raportowania (zakres danych rozszerzony, względem standardu);
- Zmiany sposobu raportowania (spółki raportujące na rynki zagraniczne często potrzebują raportować nieco inne dane niż spółki polskie);
- Dodawanie nowych raportów np. dla udziałowców, grupy kapitałowej czy kadry zarządzającej.
Oczywiście możliwości jest znacznie więcej – praktycznie każda zmiana wnioskowana przez klienta może zostać zrealizowana, jednakże zawsze należy się zastanowić nad realną potrzebą w tym zakresie. Bardzo duża liczba modyfikacji wiąże się ze znacznym wzrostem kosztów wdrożenia systemu ERP, co jest bezpośrednio związane z czasem pracy specjalistów IT, którzy muszą zaprojektować, napisać i przetestować, a następnie wdrożyć rozwiązanie wymagane przez klienta.
