W każdej przestrzeni biurowej niezbędne jest wprowadzenie innowacyjnych i wydajnych rozwiązań, które sprawią, że praca będzie wykonywana w sposób w pełni ergonomiczny. Wskazuje się, iż produktywność pracowników w największej mierze zależy od narzędzi, z którymi pracują. Dlatego administracja biurowa w każdym zakładzie powinna dysponować urządzeniami najnowszej generacji, które nie tylko ułatwiają pracę, ale sprawiają również, że jest ona łatwa i przyjemna.
Swego rodzaju standardem w tym zakresie są oczywiście komputery. Obecnie odchodzi się od wykorzystywania komputerów stacjonarnych, zastępując je poręcznymi laptopami i notebookami. Takie maszyny mają solidne parametry, dzięki czemu praca na nich stanowi nie lada przyjemność. Duże znaczenie ma fakt, iż w wielu branżach niezbędne jest posiłkowanie się rozmaitymi prezentacjami, szkicami oraz projektami. W tym zakresie niezbędny jest zakup specjalistycznego oprogramowania, które umożliwi błyskawiczne odtworzenie wszelkich plików.
Oczywiście komputer to nie jedyne urządzenie, które stanowi obowiązkowy element każdej przestrzeni biurowej. Niezbędne jest zapewnienie maszyn wspomagających. Swoistym centrum wymiany informacji w każdym zakładzie pracy jest kserokopiarka z funkcją faksu. To właśnie na niej następuje elektroniczny obieg korespondencji. Wszelkie wiadomości o podniosłym znaczeniu dla funkcjonowania całej placówki są dodatkowo magazynowane na dysku wewnętrznym. Możliwe jest zapewnienie stałego dostępu do tych plików przy wykorzystaniu komputerów.
Bardzo ważne jest również, aby wszelkie dokumenty, które powinny zostać zniszczone, na przykład wskutek upływu czasu, na jaki zostały stworzone. W takim przypadku doskonale sprawdza się niszczarka. Niestety, wiele firm nie dopełnia obowiązków ustawowych i wyrzuca do kosza nieprzydatne już dokumenty, narażając się takim działaniem na kary finansowe. Dlatego wydaje się, iż obok kserokopiarki w każdej firmie powinna znaleźć się wydajna niszczarka, która potnie wszelkie akta na drobne kawałki.
